第八章 　　 会计账簿 　 　　第一部分 考情分析

　　　　本章重点介绍会计账簿的有关内容，包括会计账簿的设置和登记方法，理解记账规则，掌握查找错账并更正错账、对账和结账的方法。考试以客观题和差错为主。

　　　 第二部分 本章重点

　　　　一、会计账簿的种类 　二、会计账簿的设置和登记 　三、记账规则与查错 　四、对账与结账

　　　 第三部分 重点详解 　

　　 第一节 　会计账簿的意义和种类
　　 一、会计账簿

　　　会计账簿是由具有专门格式而又相互联结在一起的账页组成的，用来全面、连续、系统地记录和反映各项经济业务的簿籍，是会计信息的载体。

　　　在会计核算中，各单位发生的经济业务，首先是通过会计凭证来反映的。

　　　但是，一张会计凭证只能对具体某项经济业务进行记录和反映，不能集中地反映某一时期各类经济活动的全貌和进行连续、系统的核算和监督。

　　　因此，就有必要设置账簿，把分散在会计凭证上的资料进行整理、归类和汇总，并登记到各相关账户中去。
　　

　　 二、会计账簿的种类

　　　　在实际工作中，由于各会计主体经济活动的内容和经营管理的要求不同，因而其设置的账簿以及这些账簿的格式和用途也不尽相同。

　　　(一)会计账簿按其用途不同，分为序时账簿、分类账簿和备查账簿

　　　　1．序时账簿。

　　　　也称日记账，是按照经济业务发生的时间顺序逐日逐笔登记经济业务的账簿。

　　　　目前在会计实务中采用的日记账主要是现金日记账和银行存款日记账。

　　　　2．分类账簿。

　　　　也称分类账，是由按照会计科目开设的账户所组成的账簿。

　　　　分类账簿按其开设的账户反映经济业务内容的详细程度不同，又可分为总分类账簿和明细分类账簿。

　　　　总分类账簿由总分类账户组成，按一级会计科目开设账户,提供总括的会计资料。

　　　　明细分类账簿由明细分类账户组成，可以按二级会计科目或三级会计科目开设账户,提供详细的会计资料。

　　　　3．备查账簿。

　　　　也称登记簿，是根据管理的需要设置的，用以登记序时账和分类账中无法登记或登记不全的经济业务发生情况的账簿，如 “租入固定资产登记簿”等。
　　　　　　

　 　　
　　　(二)会计账簿按其外表形式不同，分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿

　　　　1．订本式账簿。

　　　　也称订本账，是指在启用前就把许多具有一定格式和按顺序编好页码的账页固定装订成册的账簿。

　　　　采用订本式账簿可以避免账页散失和防止抽换账页，能够起到很好的控制作用。在实际工作中,总分类账簿、现金日记账簿和银行存款日记账簿都采用订本式账簿。

　　　　2．活页式账簿。

　　　　也称活页账，是指在启用前和使用过程中，由不固定装订在一起，也不编制页码，只是用活页夹夹起来的若干账页组成的账簿。

　　　　采用活页式账簿便于记账人员分工；并可根据各账户登记的业务量的大小，随时将空白账页加入有关账户，或将多余的账页从有关账户中描出，使用起来比较灵活。在实际工作中，明细分类账簿和备查账簿常采用活页式账簿。

　　　　3．卡片式账簿。

　　　　也称卡片账，是指由一定数量的、具有专门固定格式并反映特定内容的卡片组成的账簿。

　　　　它主要适用于有关临时性、过渡性明细分类账户或可以跨年度长期使用，而无须更改记录的明细分类账户。如在途材料明细账和固定资产明细账就可以采用卡片式账簿。
　　　　

　　　第二节 　会计账簿的设置和登记
　　　　 一、会计账簿的设置原则和基本内容

　　　　　(一)会计账簿的设置原则

　　　　　一般说来，设置账簿应遵循以下原则：

　　　　　1、账簿组织严密。

　　　　　账簿组织应能既提供总括的核算资料，又能提供详细的、具体的核算资料，相互之间有统驭制约关系。

　　　　　2、满足管理需要。

　　　　　3、符合单位实际。

　　　　　要考虑到本单位经济活动的特点和规模大小，以及会计机构设置及会计人员配备情况等。

　　　　　4．简明、灵活、实用。

　　　　　账簿要在满足实际需要的前提下，力求简便易行，便于操作，账页格式清楚明了，避免烦琐复杂。

　　　　 (二)会计账簿的基本内容

　　　　　虽然账簿的种类、格式多种多样，但它们一般都应具备下列基本内容：

　　　　　1．封面。用以载明账簿的名称和记账单位的名称。

　　　　　2．扉页。用以标明账簿的启用日期、截止日期、经管人员、交接情况、页数和目录等。

　　　　　3．账页。一般包括以下几项内容：

　　　　　(1)账户名称：一级会计科目或二级、三级科目。

　　　　　(2)日期栏：记账的年、月、日。

　　　　　(3)记账凭证的种类和编号。

　　　　　(4)摘要栏：经济业务内容的简要说明。

　　　　　(5)金额栏：包括借方金额栏、贷方金额栏和余额栏。

　　　　　(6)总页次和分户页次。

　 　二、会计账簿的格式和登记方法

　　　(一)日记账的格式和登记方法 日记账主要包括现金日记账和银行存款日记账。

　　　　1、三栏式

　　　　（1）现金日记账是用来反映库存现金的收入、支出和结余情况的账簿。

　　　　　其格式通常采用收入、支出和结余三栏式，由出纳员根据现金收款凭证(简称现收凭证)、付款凭证(简称现付凭证)按凭证编号顺序逐日逐笔登记。

　　　　　现举例说明三栏式现金日记账的格式和登记方法，如图表8-1所示：
　　　　

　　　　　对于从银行提取现金的业务，由于习惯上编制银行存款付款凭证(简称银付凭证)，而不是编制现金收款凭证，因此，应根据编制的银行存款付款凭证在现金日记账中登记。

　　　　　每日终了，应结出当日余额，并与库存现金的实存数核对。

　　　（2）银行存款日记账是用来反映银行存款增加、减少和结存情况的账簿。其格式也通常采用收入、支出和结余三栏式，并应按开户银行和其他金融机构分别设置。由出纳员根据银行存款收款凭证(简称银收凭证)、付款凭证(简称银付凭证)按凭证编号逐日逐笔登记。

　　　　　对于向银行送存现金的业务，由于习惯上编制现金付款凭证，而不是编制银行存款的收款凭证，因此，应根据编制的现金付款凭证在银行存款日记账中登记。每日终了，应结出当日余额，并定期与银行对账单逐笔核对。

　　　　　三栏式银行存款日记账的格式和登记方法与上述现金日记账基本相同。 　　　　

　 　　2、多栏式

　　　　现金日记账(或银行存款日记账)也可采用多栏式。

　　　　即将收入栏、支出栏分别按照对方账户设置若干专栏，也就是收入栏按贷方账户设置专栏；支出栏按借方账户设置专栏。这样每一专栏的账户对应关系十分清楚。

　　　　现仍用上例说明多栏式现金日记账的格式和登记方法，如图表8-2所示：

　　　平时记账员根据现金(或银行存款)的收款凭证、付款凭证，按凭证编号逐日逐笔登记，将发生额记入现金日记账(或银行存款日记账)收入栏和支出栏的对方账户专栏。

　　　月末(或定期)汇总各专栏的发生额，然后将收入栏各专栏的汇总数过入对方账户(总分类账户）的贷方，将支出栏各专栏的汇总数过入对方账户（总分类账户），便可简化登记总账工作。

　
　　 (二)分类账的格式和登记方法

　　　分类账是会计账簿的主体，它提供的核算资料是编制会计报表的主要依据。

　　　分类账按其所反映经济内容的详细程度不同，可分为总分类账和明细分类账。

　　　1．总分类账的格式和登记方法

　　　总分类账是按照一级会计科目设置账户，用以总括地反映全部经济业务的发生和完成情况的账簿。

　　　其格式一般采用借方、贷方和余额三栏式，各单位可根据需要设置“对方账户”栏。

　　　总分类账的格式如图表8-5、图表8-6、图表8-7所示：

　　　总分类账可以直接根据各种记账凭证登记，既可以根据记账凭证汇总编制成的科目汇总表或汇总记账凭证登记，也可以根据多栏式日记账和转账凭证登记。

　　　总分类账采取什么方法登记。取决于企业所采用的会计核算程序，具体内容将在第九章详细说明。
　 　　　　　　　　　

　 　2．明细分类账的格式和登记方法

　　　明细分类账是根据某个总分类科目的二级或明细科目设置账户，用以反映某类经济业务的详细核算资料的账簿。

　　　根据管理上的要求和核算的内容不同，明细分类账的格式有三栏式、数量金额式和多栏式三种。

　　　(1)三栏式明细分类账。

　　　这种明细分类账金额栏设“借方”、“贷方”和“余额”三栏。

　　　它适用于只要求进行金额核算的明细分类账，如“应收账款”、“应付账款”、“短期借款”、“实收资本”等明细账。其格式如图表8-8所示。

　 　 (2)数量金额式明细分类账。

　　　 这种明细分类账设“收入”、“发出”和“结存”三栏，并且三栏均需再分设“数量”、“单价”和“金额”等栏目。

　　　 它适用于既要运用实物量度反映数量，又要运用货币量度反映金额的各种实物财产明细分类账，如“固定资产”、“农用材料”、“产成品”、“包装物”等明细分类账。其格式如图表8-9所示。

　　　

　　 (3)多栏式明细分类账。

　　　这种明细分类账根据经济业务的特点和管理的要求，在“借方”或“贷方”分设若干个专栏用以集中反映有关明细科目或明细项目的核算资料。

　　　它适用于“生产成本”、“管理费用”、“本年利润”等成本类、损益类账户的明细核算。下面举例说明多栏式明细分类账的格式，如图表8．10，图表8．11所示：

　　　
　　　　明细分类账一般可根据记账凭证、原始凭证(或原始凭证汇总表)及时登记。

　　　　各种明细分类账在每次登记完毕后，应结出余额，以便及时进行账务核对和账务查询。

　　

　　　3．总分类账户和明细分类账户的平行登记

　　　　　总分类账户是根据一级会计科目在总分类账中开设的户头，明细分类账户是按照二级或三级会计科目在明细分类账中开设的户头。

　　　　　总分类账户与所属的明细分类账户核算的经济内容是相同的，只是提供核算资料的详细程度不同。他们之间是统驭与被统驭的关系。在登记总分类账户与明细分类账户时，必须采用平行登记的方法。

　　　　　平行登记的方法包括以下三个基本要点：

　　　　　(1)同时期登记。

　　　　　对发生的经济业务，应根据会计凭证，在同一会计期间既要在有关总分类账户中登记，也要在其所属的明细分类账户中登记。

　　　　　(2)同方向登记。

　　　　　对发生的经济业务，记入有关总分类账户的借贷方向，应与记入它所属的明细分类账户的借贷方向一致。

　　　　　(3)同金额登记。

　　　　　对发生的经济业务，记入有关总分类账户的金额，应与记入它所属的明细分类账户的金额之和相等。
　　　　　

　　　　总分类账户和所属的明细分类账户通过平行登记，其结果有如下的数量关系：

　　　　(1)总分类账户的本期借贷方发生额合计数，与它所属各明细分类账户的借贷方发生额合计数之和相等。

　　　　(2)总分类账户的期末余额，与它所属各明细分类账户的期末余额之和相等。

　　　　由于存在上述等量关系，便可以进行总分类账户与其所属明细分类账户之间的账务核对。

　　　　具体做法是：在月末结出各账户本期发生额及余额后，编制“明细分类账户本期发生额及余额表”，并将其与有关的总分类账户相核对。“明细分类账户本期发生额及余额表”的格式有两种，分别如图表8．12，图表8．13所示。

　　　

　　第三节 　记账规则与查错

　　　一、记账规则

　　　记账规则是指登记账簿时应遵循的规范。

　　　为了保证账簿记录的正确、完整和清晰，明确记账责任，记账必须符合一定的规范要求。

　　　(一)账簿启用规则

　　　账簿作为各单位贮存经济业务数据资料的重要档案，要由专人负责登记，以明确记账责任，保证账簿资料的合法性和完整性。

　　　启用账簿时，应在账簿扉页上填列“账簿启用和经管人员一览表”，其具体格式参见图表8—14所示。如更换记账员，应办理交接手续，在表中填列交接日期、交接人员和监交人员的姓名，并由各有关人员签章。

　　

　　(二)账簿登记规则

　　　1．为使账簿记录保持清晰、整洁，防止篡改，便于日后查考使用，记账时必须使用钢笔并用蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔或铅笔记账，红色墨水只能在结账时划线、冲账或更正错账时使用。

　　　2．为保证账簿记录的正确性，记账必须以经过审核无误的会计凭证为依据。

　　　为便于账证核对，应将记账凭证的号数记入账簿，并在记账凭证上注明该笔账项过入账簿的页码，或作“√”符号表示已经登记入账，以防止漏记或重复记账。

　　　3．登记账簿时，应按会计凭证的日期、编号、业务内容摘要、金额等逐项记入账内。做到登记及时、摘要简明扼要、数字正确。

　　　4．为提供在法律上有证明效力的核算资料，保证账簿记录的真实可靠，各种账簿必须逐页逐行登记，不得隔页、跳行。

　　　如不慎发生隔页、跳行，应加盖“作废”的戳记，或用红色墨水划斜线予以注销，并由记账员签章，以明确责任。对订本账，不得随意撕毁；对活页账一经编号，也不得随意抽换账页。账簿记录不得涂改、刮擦、挖补或用化学药水修改，如发生记账错误，应采用正确的方法予以更正。

　　　5．为便于核对和查阅账目，每张账页的第一行和最后一行应留出用于办理转页手续。

　　　即在账页最后一行结出本页本月借方、贷方发生额合计和余额，并在摘要栏注明“转下页”的字样；在下页第一行转入上页借方、贷方发生额合计和余额，并在摘要栏注明“承上页”字样。

　　　6．年度结束旧账启用新账时，应将旧账各账户的余额结转记入新账有关账户的第一行，并在摘要栏注明“上年结转”或“年初余额”字样；同时在旧账最后一行“摘要栏”注明“结转下年”的字样。

　 　(三)错账正规则

　　　发现账簿记录有错误时，必须根据具体情况，采用适当的方法予以更正。错账更正的方法一般有下列三种：

　　　1．划线更正法。

　　　即划红线注销错误的记录，另在其上作正确记录的更正方法。

　　　在结账之前发现账簿记录中存在文字或数字错误，而记账凭证并没有错误时，可采用这种方法。

　　　更正时，先在错误的文字或数字上划一条红线表示注销，但应使原有的记录仍可辨认；然后在红线上方空白处写上正确的文字或数字，并由记账员盖章，以明确责任。

　　　对错误的数字，必须全部划红线更正。而不能只划线更正全部数字中的个别或部分错误数字。如：若误将1561写成1651，划线时应将1651整个数字划去，而不能只划65两个数字。

　　　2．红字更正法。

　　　即用红字金额冲减原记金额，以更正或调整账簿记录的方法。它适用于以下两种情况：

　　　(1)记账以后(不论是否已结账)，如发现记账凭证中会计科目有错，账簿登记随之串户。

　　　更正的方法是：填制一张红字金额的与错误凭证分录相同的记账凭证，并用红字登记入账，以冲销原来的记录；再填制一张正确的记账凭证，并据以登记入账。
　　　　

　 　 现举例说明如下： [例8-1]某农业企业向市农资公司购进化肥10000元，发票账单已到，货已验收入库，但货款尚未支付。编制的记账凭证为：

　　　借：农用材料一化肥 　　　　　　10000
　　　　　贷：应收账款—一市农资公司 10000

　　　该记账凭证已登记入账。

　　　显然，这张记账凭证的编制是错误的，贷方科目应为“应付账款”。由于错误的记账凭证已登记入账，因此，应采用红字更正法。方法为：先编制一张与上述错误记账凭证分录相同但金额为红字(用“口”表示)的记账凭证，并用红字金额登记入账。

　　　借：农用材料——化肥 　　　　　
　　　　　贷：应收账款——市农资公司

　　　再编制一张正确的记账凭证，并登记入账。会计分录为：

　　　借：农用材料—一化肥 10000
　　　　　贷：应付账款——市农资公司 10000

　　　上述错账更正的方法如图表8-15所示：

　　 　　　

　 　 (2)记账以后，发现账簿登记的错误是由于记账凭证所填金额大于应记金额造成的，而借贷方会计科目并无错误，这时也可用红字更正法更正。

　　　　更正的方法是：以多记金额，再编制一张金额为红字但借贷方科目相同的记账凭证，并登记入账，将多记的金额冲销即可。

　　　　现举例说明如下：

　　　　[例8-2]某农业企业以现金50元购买办公用品，当即领用。编制的记账凭证为：

　　　　　借：管理费用——办公费 60

　　　　　　　　　　　　贷：现金 60

　　　　　该记账凭证已登记入账。

　　　　显然，记账凭证中账户名称是正确的，但所填金额大于应记金额10元，引起账簿记录也多记了10元。因此，可采用红字更正法。方法为：将多记金额10元用红字编制一张记账凭证，并据以用红字金额登记入账，就可以冲销多记金额。

　　　　　借：管理费用——办公费
　　　　　　　　　　　　贷：现金

　　　　　上述错账更正的方法如图表8－16所示：

　　 　　 　　　

　 　 3、补充登记法。

　　　即用增记金额更正错账的方法。

　　　它适用于在记账以后，发现账簿登记错误是由于记账凭证所填金额小于应记金额，而借贷方会计科目并无错误的错账。

　　　更正的方法是：以少记金额，再编制一张借贷方会计科目相同的记账凭证，并登记入账，将少记金额补充入账即可。现举例说明如下：

　　　[例8-3] 某农业企业以现金500元支付业务招待费，编制的记账凭证为：

　　　借：管理费用——业务招待费 400
　　　　　　　　　　　　贷：现金 400

　　　该凭证已登记入账。

　　　显然，记账凭证中账户名称是正确的，但所填金额小于应记金额100元。因此，可采用补充登记法。方法为：将少记金额100元用蓝字按原应借、应贷账户名称编制一张记账凭证，并据以登记入账。

　　　　借：管理费用——业务招待费 100
　　　　　　　　　　　　　贷：现金 100

　　　　上述错账更正的方法如图表8-17所示：